Inspección de SUNAFIL: qué documentos de capacitación piden

En una inspección de SUNAFIL sobre capacitación en SST, el inspector pide los documentos en un orden que casi nunca cambia: primero el plan anual de SST y de capacitación aprobado por el comité, luego los registros de capacitación firmados por los asistentes, después los temarios y la evidencia de competencia del capacitador, enseguida los registros de inducción de los trabajadores nuevos y los certificados individuales, y al final las actas del comité que aprobaron y supervisaron todo. Cada documento se cruza con el anterior. Un expediente que no puede exhibirse el día de la visita vale poco aunque exista.

¿Cómo llega la inspección y qué puede exigir?

La Ley 28806 regula el sistema de inspección del trabajo y da al inspector la facultad de ingresar al centro de trabajo, entrevistar al personal, examinar documentación y requerir información con plazo. La inspección puede comenzar con una visita sin aviso o con un requerimiento documental, y puede continuar en comparecencia en las oficinas de SUNAFIL. Si al cierre hay incumplimientos, se extiende un acta de infracción. Verifica el procedimiento vigente en sunafil.gob.pe.

Las inspecciones de SST sobre capacitación suelen originarse en un accidente, en una denuncia o en un operativo por sector. En los tres casos, la pregunta de fondo es la misma: ¿puedes probar que capacitaste a estas personas, en estos temas, en estas fechas? Las consecuencias de no poder hacerlo están en las multas por no capacitar en SST.

¿Qué documentos pide, en qué orden y qué cruza con cada uno?

Este es el checklist que conviene tener preparado, en el orden habitual de revisión.

Orden	Documento	Qué revisa el inspector	Con qué lo cruza
1	Política de SST y reglamento interno de SST	Que existan, estén vigentes y hayan sido entregados	Cargos de entrega firmados
2	IPERC y mapa de riesgos	Qué riesgos tiene cada puesto	Con los temas de capacitación programados
3	Plan anual de SST y programa anual de capacitación	Que las capacitaciones estén programadas por tema, fecha, responsable y público	Aprobación en acta del comité o del supervisor
4	Registros de capacitación (formato referencial R.M. 050-2013-TR)	Tema, fecha, capacitador, horas, asistentes con DNI y firma, responsable	Plan anual (fechas), planilla (que los firmantes sean trabajadores), certificados
5	Temarios, presentaciones, material entregado	Que el contenido corresponda al tema y a los riesgos del IPERC	Registro de esa sesión
6	Evidencia de competencia del capacitador	CV, colegiatura, constancias, contrato con la consultora	Nombre del capacitador en el registro
7	Evaluaciones	Que hubo medición del aprendizaje	Registro (observaciones) y certificado
8	Registros de inducción	Que cada trabajador nuevo la recibió antes de iniciar labores	Fecha de ingreso en planilla y recomendaciones de SST anexas al contrato
9	Certificados individuales	Datos mínimos y autenticidad verificable	Registro firmado (tema, fecha, horas)
10	Capacitaciones de trabajos de alto riesgo	Altura, espacios confinados, caliente, eléctricos: certificado vigente de quien ejecuta	Permisos de trabajo (PETAR) y registro
11	Registro de entrega de EPP y capacitación en su uso	Que el EPP se entregó y se enseñó a usar	IPERC del puesto
12	Actas del comité de SST	Aprobación del plan, seguimiento de capacitaciones, capacitación del propio comité	Plan anual y registros
13	Registro de simulacros	Que se realizaron y quiénes participaron	Plan de respuesta a emergencias
14	Constancias de entrega de certificados	Que el trabajador recibió su documento	Cargo firmado o registro de envío por correo

Los puntos 3, 4, 6 y 9 concentran la mayoría de los hallazgos. Si tienes que priorizar, empieza por ellos.

¿Cómo se desarrolla la revisión en la práctica?

Logística Sur Andina, operador de almacenes en Arequipa con 210 trabajadores, recibió una visita tras un accidente con montacargas. La secuencia fue esta:

1. El inspector pidió el plan anual de capacitación y buscó la línea “operación segura de montacargas”. Existía, programada para marzo.
2. Pidió el registro de esa sesión. Existía: 18 operadores, firmas, 4 horas, capacitador externo. El trabajador accidentado no estaba en la lista.
3. Pidió el registro de inducción del accidentado: había ingresado en mayo, inducción general registrada, pero sin inducción específica del puesto ni capacitación en montacargas.
4. Pidió el certificado del operador: no existía. La empresa mostró un certificado de su empleo anterior, sin fecha de vencimiento ni forma de verificar.
5. Pidió el acta del comité donde se dio seguimiento al plan: el acta de junio decía “capacitaciones al día”.

El hallazgo no fue “no capacitan”; fue “no capacitaron a esta persona en este riesgo y el sistema no lo detectó”. Cada documento existía, pero el cruce entre ellos reveló el vacío. Para que eso no ocurra, las cinco evidencias deben revisarse por trabajador, no solo por sesión.

¿Qué debe estar listo antes de que llegue el inspector?

Una preparación realista toma una semana si la información existe y meses si hay que reconstruirla. El orden de trabajo:

1. Un índice por año con todas las sesiones: tema, fecha, capacitador, horas, número de asistentes y ubicación del expediente (físico o digital).
2. Una carpeta por sesión con registro firmado, temario, evidencia del capacitador, evaluaciones y lote de certificados.
3. Una matriz por trabajador: columnas con los temas obligatorios para su puesto según el IPERC, celdas con la fecha de la última capacitación y la vigencia. Es lo que permite responder “¿este operador está capacitado?” en diez segundos.
4. Los expedientes de inducción de todos los ingresos de los últimos cinco años, con fecha de ingreso al lado.
5. Las actas del comité ordenadas, con las que aprueban el plan marcadas.
6. Un responsable que sepa dónde está todo y pueda acompañar al inspector.

Si el plan anual de capacitaciones está bien hecho, el índice del punto 1 ya existe: es el mismo plan con una columna de “ejecutado” y otra de “ubicación del expediente”.

¿Qué errores aparecen en casi todas las actas?

• Registro sin firma de algunos asistentes que sí aparecen en la lista de certificados emitidos.
• Capacitaciones ejecutadas que no figuran en el plan anual, o plan anual sin aprobación del comité.
• Capacitador sin evidencia de competencia en el expediente: solo el nombre.
• Temas sin relación con el IPERC: cuatro charlas de ergonomía de oficina en una planta con riesgo de atrapamiento.
• Inducción posterior al inicio de labores, detectable por la fecha de ingreso en planilla.
• Certificados sin datos mínimos (sin DNI, sin horas, sin fecha) o imposibles de verificar; o certificados que contradicen el registro.
• Trabajos de alto riesgo sin certificado vigente del ejecutante.
• Actas del comité que dicen “al día” sin respaldo en registros.
• Documentos que “están en la otra sede” y no llegan en el plazo.
• Expediente reconstruido con firmas recogidas después de la notificación. Es el peor escenario porque convierte un incumplimiento en una falsedad.

¿Qué ventaja da tener certificados verificables en la visita?

El inspector cruza certificados con registros a mano, uno por uno. Si cada certificado lleva un código único y una página de verificación que muestra trabajador, tema, horas, fecha y emisor, el cruce toma segundos y la sospecha de documentos hechos a posteriori desaparece: la fecha de emisión y los datos quedan registrados en el sistema del emisor, no en un archivo editable. Lo mismo vale cuando el inspector entrevista a un trabajador y le pide mostrar su certificado desde el celular.

Para empresas con varias sedes o con personal de contratistas, esa verificabilidad también resuelve el problema de la “otra sede”: el documento se consulta desde cualquier lugar. La página de soluciones para empresas muestra cómo se organiza esa emisión por centro de trabajo.

Siguiente paso

Toma el checklist de la tabla y recorre tu expediente del último año como si fueras el inspector: empieza por el plan anual, sigue por un registro, busca su temario, el CV del capacitador y los certificados de tres firmantes al azar. Lo que no encuentres en diez minutos es tu lista de pendientes. Para que los certificados dejen de ser el eslabón débil, con Certifika cada uno sale con código QR verificable y queda ligado a los datos del registro desde el día de la sesión.