Supervisión del MTC a escuelas de conductores: sanciones

El MTC fiscaliza a las escuelas de conductores autorizadas: visita el local, comprueba que vehículos e instructores sean los declarados, contrasta los registros biométricos de asistencia con la formación reportada al sistema y pide la documentación de los alumnos. Las sanciones van, según la gravedad del hallazgo y lo que fije el reglamento vigente, desde multas hasta la suspensión o la cancelación de la autorización. Los montos y la tipificación exacta debes tomarlos del D.S. 012-2025-MTC y de su tabla de infracciones publicada en gob.pe, no de este artículo ni de ningún resumen. Lo que sí está en tus manos es el estado de tus documentos el día que llegue la supervisión.

¿Qué revisa el MTC cuando supervisa una escuela de conductores?

La fiscalización cruza lo que la escuela declaró al autorizarse y lo que reporta cada mes con lo que encuentra en el local. En la práctica, el supervisor mira cinco frentes:

1. El local. Que la sede sea la autorizada, que las aulas y la zona de práctica existan y funcionen como se declaró.
2. Los vehículos. Que las unidades en uso sean las registradas, con SOAT e inspección técnica vigentes, y que no haya vehículos “prestados” dictando prácticas.
3. Los instructores. Que quienes dictan clase figuren en el registro del MTC con la categoría correcta, y que no haya instructores de reemplazo sin registrar.
4. La asistencia. Que el registro biométrico respalde la formación reportada: alumnos con las horas completas, sesiones con instructor y vehículo identificados.
5. Los expedientes. Que cada alumno reportado tenga matrícula, identificación, registro de asistencia, evaluaciones y certificado coherentes entre sí.

El quinto frente es donde más escuelas caen, no por fraude sino por desorden. El alumno asistió, aprobó y recibió su certificado, pero el expediente tiene el nombre escrito distinto en la matrícula y en el certificado, o las fechas del certificado no coinciden con el periodo reportado.

¿Qué tipos de infracción y sanción contempla la norma?

El reglamento clasifica las infracciones por gravedad y asocia a cada una consecuencias que pueden incluir multa, suspensión temporal de la autorización o su cancelación, además de la obligación de corregir el hallazgo. La tabla exacta está en la norma; lo útil aquí es entender qué tipo de conducta cae en cada bloque y cómo se previene.

Tipo de hallazgo	Ejemplo	Cómo se evita
Documental	Vehículo con SOAT vencido, instructor sin registro actualizado	Calendario de vencimientos revisado cada mes
De infraestructura	Dictar en una sede distinta a la autorizada, aula sin condiciones	No operar fuera del alcance de la autorización
De registro	Reportar formación sin respaldo biométrico, horas incompletas reportadas como completas	Nadie se reporta ni se certifica sin cumplir las horas del registro
De identidad	Alumno reportado que no corresponde a la persona que asistió	Identificación con DNI y biometría en la matrícula
De información	Negarse a entregar documentación o entregarla incompleta	Expedientes digitales exportables en minutos
De integridad	Certificados o registros alterados	Códigos únicos, registro de emisión, sin edición manual

Las dos últimas filas son las que terminan en cancelación de autorización o en denuncia penal. Las tres primeras son las más frecuentes y las más fáciles de evitar.

¿Qué documentos deben estar disponibles el día de la visita?

Lo que el supervisor pide varía, pero una escuela que tiene lo siguiente a la mano sale de casi cualquier visita sin observaciones de forma:

• Resolución de autorización del MTC y sus modificaciones, con el alcance de categorías y cursos.
• Licencia de funcionamiento e inspección de seguridad del local vigentes.
• Relación de vehículos con tarjeta de propiedad o contrato, SOAT e inspección técnica de cada unidad.
• Relación de instructores con DNI, licencia, categoría y constancia de registro ante el MTC.
• Registro biométrico de asistencia exportable por alumno, por promoción y por fecha.
• Expedientes de alumnos de las promociones del periodo que la norma exige conservar: matrícula, identificación, asistencia, evaluaciones, certificado emitido.
• Reportes al sistema del MTC con fecha, por promoción.
• Registro de emisión de certificados: qué certificado, con qué código, a quién, cuándo, y cuáles fueron anulados o reemplazados.

Ejemplo: la Escuela de Conductores San Martín, en Tarapoto, recibió una supervisión un martes a las nueve de la mañana. El supervisor pidió los expedientes de la última promoción de profesionalización. La administradora exportó del sistema de asistencia la lista de 19 alumnos, abrió el registro de emisión y mostró los 19 certificados con su código, cada uno verificable en la página de la escuela. La visita en ese frente duró veinte minutos. La escuela del frente, con los certificados en carpetas de Word, estuvo hasta la tarde buscando archivos.

¿Qué papel juegan los certificados en una fiscalización?

El certificado que entregas al alumno es la pieza visible de tu expediente, y el supervisor lo usa para cruzar: ¿las horas del certificado son las del registro?, ¿las fechas corresponden al periodo reportado?, ¿el nombre es el del DNI?, ¿la categoría coincide con la del curso autorizado? Cada diferencia es una inconsistencia que tendrás que explicar.

Hay un segundo escenario que las escuelas subestiman: certificados falsos con tu nombre. Alguien toma un certificado tuyo, le cambia el nombre y lo vende. Si llega a una empresa o a un trámite y lo detectan, la pregunta vuelve a ti: ¿lo emitiste o no? Con certificados en Word, no puedes demostrar que no. Con un registro de emisión y códigos únicos, lo demuestras en un minuto, y la responsabilidad pasa al falsificador, que responde bajo el artículo 427 del Código Penal. Cómo protegerte de esto está en certificados falsos: cómo proteger a tu institución, y las señales que delatan un documento adulterado, en cómo saber si un certificado es falso.

Los campos que un certificado de escuela de conductores debe llevar para resistir ese cruce están en certificados para escuelas de manejo.

¿Cómo responder a un acta con observaciones?

El acta de supervisión describe los hallazgos y, cuando corresponde, abre un plazo para presentar descargos. Cuatro reglas:

1. Lee el acta completa el mismo día y anota el plazo. El plazo corre desde la notificación, no desde que la leas.
2. Responde con documentos, no con explicaciones. “El SOAT estaba en trámite” no sirve; la constancia de pago con fecha anterior a la visita, sí.
3. Corrige antes de responder. Si el hallazgo fue un instructor sin registro actualizado, regulariza el registro y adjunta la constancia.
4. Distingue el error de forma del de fondo. Un nombre escrito distinto en dos documentos se explica con el DNI del alumno. Horas reportadas sin respaldo biométrico no se explican: se asumen y se corrigen hacia adelante.

Si el acta incluye medidas que afectan la operación, consulta con un abogado administrativo antes de seguir dictando. Es mejor perder una semana de clases que agravar una infracción.

Los errores que más observaciones generan

• Vencimientos sin calendario. SOAT, inspección técnica, vigencia de poder, registro de instructores. Son observaciones evitables con una hoja de cálculo y una revisión mensual.
• Instructores de reemplazo sin registrar. El titular se enferma, un conocido con licencia lo cubre, y las sesiones que dictó quedan sin respaldo.
• Certificar sin completar horas. La promoción cierra el viernes, dos alumnos faltaron a una sesión práctica, y reciben certificado igual. El registro biométrico lo muestra.
• Expedientes en papel, sin índice. Entregar documentación incompleta por no encontrarla es, en sí mismo, una observación.
• Certificados editables. Un archivo de Word por alumno es un invitación a la alteración, propia o ajena.
• Reporte al MTC desfasado del certificado. El alumno recibe su certificado hoy y la escuela reporta la semana siguiente. En el medio, el alumno va al centro de evaluación y no figura.

El orden que evita todo esto no es complicado: asistencia biométrica que alimenta directamente la lista de aptos, emisión de certificados en lote desde esa lista, códigos únicos con página de verificación y reporte al MTC el mismo día. Cómo se organiza en una escuela está en la página para escuelas de manejo.

El siguiente paso

Haz un simulacro de supervisión este mes: pide a tu administradora que exporte, en menos de media hora, los expedientes completos de la última promoción, incluidos los certificados emitidos con su código. Lo que no logre exportar es lo que un supervisor observará. Para la parte de certificados, Certifika te da el registro de emisión, los códigos únicos y la página de verificación pública con la marca de tu escuela, con emisión en lote desde el mismo Excel que sale del registro de asistencia.